Ofertare din lista de cantități: de ce durează 5 zile și cum ajunge la una

Ofertarea din lista de cantități e primul proces care se blochează când firma crește: aceleași articole, aceiași furnizori, aceleași norme, dar fiecare ofertă se face de la zero. Pe proiectele la care lucrăm, o ofertă care lua patru-cinci zile ajunge la una - nu pentru că se sare peste verificări, ci pentru că nu se mai retastează ce există deja. Ghidul de față arată unde stau azi calculele de ofertare din lista de cantități, ce se refolosește, ce se recalculează și de unde vine, concret, diferența.

Ofertare din lista de cantități: de unde vine lista

Lista de cantități vine de la proiectant sau de la antreprenorul general, ca fișier Excel sau ca PDF. Conține articole de deviz: cod, denumire, unitate de măsură, cantitate. Prețuri nu conține - exact asta ți se cere să completezi.

Tu răspunzi cu prețuri unitare pe fiecare articol și cu un total, de multe ori defalcat pe capitole: materiale, manoperă, utilaj, transport. Termenul cerut e de obicei de câteva zile lucrătoare, trei până la cinci, și rar se negociază. Dacă lista are câteva sute de poziții, tot timpul acela se duce pe completat, nu pe gândit oferta.

Unde stau calculele azi

În Excel-ul ofertantului. Concret: articolele din listă se mapează manual la produsele pe care le montezi tu; prețurile se caută în ultimele oferte primite de la furnizori, adică prin e-mail; manopera se ia din norme sau din experiența omului care face oferta; marjele se aplică la final, pe total sau pe capitole.

Rezultatul e un fișier care poartă tot ce știe firma despre costuri, ținut de o singură persoană, într-o versiune numită oferta_v3_final.xlsx. Funcționează perfect până la prima suprapunere: două cereri în aceeași săptămână, sau omul care ține fișierul e în concediu. Atunci se vede că procesul nu era al firmei, ci al lui.

Ce se refolosește și ce se recalculează

Coloana din stânga e activul firmei: se schimbă rar și se aplică la orice ofertă. Coloana din dreapta e munca reală de la fiecare cerere. Problema, azi, e că se lucrează la ambele coloane de fiecare dată.

De ce durează 5 zile

Maparea articolelor se face de la zero. „Țeavă PPR 32 mm” din lista proiectantului și produsul din nomenclatorul tău sunt același lucru, dar nicăieri nu scrie că sunt, așa că omul reface legătura la fiecare ofertă. Pe câteva sute de poziții, asta e o zi întreagă.

Prețurile se cer din nou. Furnizorul a dat un preț luna trecută, pentru același produs, într-un e-mail care încă există. Dar nu e într-un loc unde poate fi căutat, deci se cere iar și se așteaptă răspunsul. De multe ori asta e tot ce se întâmplă în zilele doi și trei.

Calculele se verifică de două ori. Nu pentru că oamenii nu știu să calculeze, ci pentru că nimeni nu are încredere într-un fișier cu formule scrise de mână, copiate dintr-un fișier mai vechi, în care o celulă mutată nu se vede.

Aprobarea internă se face pe e-mail. Oferta pleacă spre șeful de departament ca atașament, se întoarce cu observații într-un al doilea atașament, iar de aici încolo circulă două versiuni în paralel. Ultima zi se duce pe reconcilierea lor.

Cum ajunge la una

Lista de cantități se importă, nu se retastează. Articolele se recunosc automat din nomenclator, iar potrivirile nesigure se propun spre confirmare, nu se aplică tăcut.

Prețurile vin din ultima achiziție reală, cu furnizorul și data lângă ele. Vezi imediat ce e proaspăt și ce nu, fără să deschizi un e-mail. Manopera vine din norme, aplicate la cantitatea din listă. Pozițiile fără preț valid apar ca listă de excepții - de obicei câteva zeci din câteva sute - și doar ele se lucrează manual.

Aprobarea se face în aplicație, pe aceeași ofertă, cu istoricul păstrat. Oferta pleacă la client din același loc, iar peste trei luni se vede cine a aprobat-o, cu ce marjă și pe ce prețuri.

Ziua care rămâne nu e o zi de tastat. E ziua în care decizi marja, condițiile de plată și ce riscuri accepți - singura parte a ofertei care chiar cere un om. Asta e mutarea, așa cum o vedem la contractorii cu care lucrăm: viteza nu vine din calcule mai rapide, ci din faptul că cea mai mare parte a ofertei e deja scrisă înainte să înceapă.

Vezi pagina Construcții pentru cum arată fluxul în sistem și platforma pentru partea tehnică. În aval, articolele ofertate devin dosare de aprobare materiale - continuă cu ghidul MAF - iar la final ajung în cartea tehnică a construcției. Dacă vrei să discutăm pe lista ta de cantități, scrie-ne.

Întrebări frecvente

Ce faci când lista de cantități vine ca PDF scanat?

Se extrage automat, apoi se verifică de om. Un PDF scanat se citește destul de bine pentru coduri, denumiri și cantități, dar nu suficient de bine cât să pleci mai departe fără să te uiți. Regula practică: extragerea propune, omul confirmă pozițiile pe care sistemul le marchează ca nesigure. Rămâne mult mai rapid decât retastarea întregii liste.

Cum ții prețurile de furnizor la zi?

Fiecare achiziție actualizează prețul produsului, cu data și furnizorul lângă el. Nu mai ceri prețuri „pentru ofertă”: folosești prețurile pe care le-ai plătit deja. Pentru produsele mișcate rar, stabilești un prag de vechime - de exemplu trei luni - peste care prețul se marchează ca expirat și intră automat în lista de poziții de confirmat înainte de trimitere.

Ofertarea rapidă nu înseamnă ofertare greșită?

Viteza vine din refolosire, nu din sărirea verificărilor. Verificarea rămâne, dar se mută de pe „tot” pe „excepții”: pozițiile fără corespondent în nomenclator, prețurile expirate, cantitățile care diferă mult față de proiecte similare. Verifici mai puțin și mai bine, pentru că știi unde să te uiți.