Aprobarea materialelor în construcții (MAF): ce conține dosarul, cine îl aprobă și unde se pierde timpul

Formularul de aprobare materiale - MAF, „submittal” - e documentul prin care executantul cere acordul dirigintelui, proiectantului și beneficiarului pentru fiecare material pus în operă. Aprobarea materialelor în construcții nu e o formalitate de birou: fără un dosar MAF aprobat, materialul nu se aprovizionează și nu se decontează. Ghid scurt pentru birourile tehnice care fac zeci de dosare pe lună.

Ce este aprobarea materialelor în construcții (dosarul MAF)

Înainte ca un material să intre pe șantier, antreprenorul general sau beneficiarul cere dovada că e conform cu proiectul și cu legislația: fișa tehnică, declarația de performanță, agrementul tehnic acolo unde e cerut. Fără dosar aprobat, materialul nu se aprovizionează și nu se decontează în situația de lucrări. De aceea dosarul stă între birou și aprovizionare - și de aceea întârzierea lui se simte direct în șantier.

Obligația de fond vine din Legea 10/1995 privind calitatea în construcții: lucrarea se execută cu produse ale căror caracteristici sunt cele prevăzute în proiect, iar dovezile de conformitate se păstrează și se predau la recepție. Formularul în sine nu e cerut ca atare de lege - MAF-ul e practica prin care contractul și caietul de sarcini traduc obligația într-un pas de proces: un dosar per articol, cu semnături și dată.

Ce conține dosarul

• Formularul MAF propriu-zis: proiect, articol din lista de cantități, producător, cod de produs, semnături pe circuit.
• Fișa tehnică a produsului.
• Declarația de performanță (DoP) și marcajul CE, conform Regulamentului (UE) 305/2011.
• Agrementul tehnic, pentru produsele care nu au standard armonizat.
• Centralizatorul de materiale - legătura dintre articolul din deviz și produsul propus.
• Mostre, fotografii sau fișe de culoare, unde proiectantul le cere.

Declarația de performanță și marcajul CE vin din Regulamentul (UE) 305/2011, care cere producătorului să declare performanța produsului în raport cu standardul armonizat aplicabil. Pentru produsele care nu intră sub un standard armonizat, condițiile de comercializare pe piața din România sunt date de HG 668/2017 - acolo apare agrementul tehnic. Diferența contează la dosar: dacă ceri agrement pentru un produs care are deja DoP, blochezi degeaba livrarea; dacă accepți doar fișa tehnică pentru un produs fără standard armonizat, dosarul se întoarce de la proiectant.

Circuitul de aprobare

Un dosar trece, în ordine, prin birou tehnic → verificare internă → diriginte de șantier → proiectant → beneficiar. Fiecare aprobator îl poate returna cu observații, iar fiecare returnare înseamnă o versiune nouă trimisă pe e-mail. Statusurile reale sunt puține: generat, trimis, în aprobare, aprobat, respins - dar rareori le știe cineva pentru toate articolele în același timp.

Rolurile nu sunt interschimbabile. Dirigintele de șantier verifică, în baza Legii 10/1995, ca produsele puse în operă să corespundă proiectului și să aibă documentele de conformitate. Proiectantul se pronunță asupra echivalenței tehnice, atunci când propui alt produs decât cel din caietul de sarcini. Beneficiarul sau antreprenorul general decide partea comercială. Scrie în procedură cine ce aprobă și în ce ordine, altfel dosarul se plimbă până găsește pe cineva dispus să semneze.

Unde se pierde timpul

• Aceeași declarație de performanță se caută de la zero pe fiecare proiect, deși produsul e același.
• Dosarul stă două săptămâni pe un birou și nimeni nu știe al cui e rândul.
• Versiuni paralele circulă pe e-mail; la recepție, cartea tehnică se reconstituie din ele.
• Când pleacă omul de birou care le știa pe toate, pleacă și procesul.

Niciunul dintre punctele astea nu e o problemă de competență. Sunt probleme de evidență: informația despre dosar există, dar e împrăștiată în căsuțe de e-mail personale, în foldere pe un server și în capul unui singur om din birou. Când cineva întreabă „unde suntem cu hidroizolația?”, răspunsul cere o căutare, nu o privire.

Ce se întâmplă cu dosarele la recepție

Dosarele aprobate nu se termină odată cu livrarea materialului. Ele intră în cartea tehnică a construcției, documentul care se predă beneficiarului la recepție și care însoțește clădirea pe toată durata ei de existență. Regulile de recepție și conținutul cărții tehnice sunt date de HG 273/1994, iar Legea 10/1995 pune păstrarea ei în sarcina proprietarului. Practic, certificatele, declarațiile de performanță și agrementele adunate de birou pe parcursul execuției sunt exact piesele cerute la final. Dacă le aduni pe măsură ce aprobi, recepția e o compilare. Dacă nu, e o reconstituire, cu telefoane la furnizori pentru documente emise acum doi ani.

Cum arată digitalizat

Biblioteca de produse se umple o dată: fiecare produs are documentele atașate și refolosite pe toate proiectele. Dosarul se generează din lista de cantități, nu se rescrie. Circuitul de aprobare are status per articol și per aprobator, vizibil oricând. Iar cartea tehnică se scrie pe parcurs, din dosarele aprobate - nu se reconstituie la recepție.

Ce se schimbă practic: biroul nu mai caută documente, ci le alege; șeful de proiect vede pe ce articole stă aprobarea și la cine; istoricul versiunilor rămâne atașat de dosar, nu de firul de e-mail al celui care l-a trimis ultima dată. Dacă digitalizarea procesului intră într-un proiect cu finanțare, vezi și ghidul despre fondurile pentru digitalizarea IMM-urilor în 2026.

Acest flux rulează în producție la un contractor de instalații cu peste 100 de angajați. Vezi pagina Construcții pentru cum arată în sistem, sau cum e construită platforma dacă te interesează partea tehnică.

Întrebări frecvente

Cine întocmește și cine semnează un MAF?

Dosarul îl întocmește executantul (biroul tehnic al contractorului sau al subcontractorului). Îl verifică intern șeful de proiect, apoi îl aprobă, în ordine, dirigintele de șantier, proiectantul și beneficiarul sau antreprenorul general, după cum e stabilit în contract. Semnătura fiecăruia e o etapă distinctă, cu dată.

Cât durează aprobarea unui dosar?

Fără sistem, de la câteva zile la două-trei săptămâni pe rundă. Fiecare returnare cu observații adaugă o rundă. Ce durează nu e verificarea în sine, ci așteptarea: dosarul stă la un aprobator fără ca cineva să știe că e rândul lui.

Ce diferență e între declarația de performanță și agrementul tehnic?

Declarația de performanță o emite producătorul pentru produsele acoperite de un standard armonizat, în baza Regulamentului (UE) 305/2011, și e însoțită de marcajul CE. Agrementul tehnic se emite pentru produsele care nu au un astfel de standard, după regulile naționale din HG 668/2017. Un produs are, de regulă, ori una, ori alta - nu pe amândouă.

Ce se întâmplă dacă dosarul e respins?

Observațiile se tratează punct cu punct, se emite o versiune nouă și circuitul reia de la aprobatorul care a respins. Istoricul versiunilor trebuie păstrat: la recepție, cartea tehnică cere varianta aprobată, nu ultima trimisă.

Cine păstrează dosarele aprobate?

Executantul, pe toată durata proiectului, și le predă la recepție ca parte din cartea tehnică a construcției. De aceea merită ca dosarele să se acumuleze într-un singur loc, nu în căsuțele de e-mail ale celor care le-au trimis.