Aprobarea materialelor în construcții (MAF): ce conține dosarul, cine îl aprobă și unde se pierde timpul

Formularul de aprobare materiale (MAF, „submittal”) pleacă de la biroul tehnic de zeci de ori pe lună și stă pe e-mail fără ca cineva să știe la cine e rândul. Circuitul descris aici rulează în producție la un contractor de instalații cu peste 100 de angajați, în fluxul de construcții al platformei. Ghidul spune ce conține dosarul, cine îl semnează și în ce ordine, unde se pierde timpul și cum arată un dosar urmărit de la generare până la aprobare.

Fără dosar MAF aprobat, materialul nu intră pe șantier

Un dosar MAF e dovada că materialul propus corespunde proiectului și legii; fără el nu se aprovizionează și nu se decontează. Înainte ca un material să intre pe șantier, antreprenorul general sau beneficiarul cere dovada că e conform cu proiectul și cu legislația. Dovada e fișa tehnică, declarația de performanță și, unde e cerut, agrementul tehnic; fără ea, aprovizionarea așteaptă și situația de lucrări la fel.

Obligația de fond vine din Legea 10/1995 privind calitatea în construcții. Lucrarea se execută cu produse ale căror caracteristici sunt cele prevăzute în proiect, iar dovezile de conformitate se păstrează și se predau la recepție.

Formularul în sine nu e cerut de lege. MAF-ul e practica prin care contractul și caietul de sarcini traduc obligația într-un pas de proces: un dosar per articol, cu semnături și dată.

Un dosar complet are cinci piese:

• Formularul MAF propriu-zis: proiect, articol din lista de cantități, producător, cod de produs, semnături pe circuit.
• Fișa tehnică a produsului, în versiunea producătorului.
• Declarația de performanță (DoP) cu marcajul CE sau, pentru produsele fără standard armonizat, agrementul tehnic.
• Centralizatorul de materiale: legătura dintre articolul din deviz și produsul propus.
• Mostre, fotografii sau fișe de culoare, unde proiectantul le cere.

Declarația de performanță și marcajul CE vin din Regulamentul (UE) 305/2011, care cere producătorului să declare performanța produsului față de standardul armonizat aplicabil. Pentru produsele care nu intră sub un standard armonizat, condițiile de comercializare în România sunt date de HG 668/2017, unde apare agrementul tehnic.

Diferența contează la dosar. Dacă ceri agrement pentru un produs care are deja DoP, blochezi degeaba livrarea. Dacă accepți doar fișa tehnică pentru un produs fără standard armonizat, dosarul se întoarce de la proiectant.

Centralizatorul e piesa pe care birourile o sar cel mai des. Fără el, aprobatorul trebuie să ghicească ce articol din deviz acoperă produsul propus, iar la decontare legătura se reface din memorie.

Cine aprobă ce și în ce ordine

Patru roluri semnează, fiecare pentru altceva: verificarea internă, conformitatea cu proiectul, echivalența tehnică și partea comercială nu se pot delega între ele. Un dosar trece, în ordine, prin birou tehnic, șef de proiect, diriginte de șantier, proiectant și beneficiar. Fiecare aprobator îl poate returna cu observații, iar fiecare returnare înseamnă o versiune nouă, cu circuitul reluat de la cel care a respins.

Rolurile nu sunt interschimbabile, iar legea le dă temeiul: dirigintele verifică conformitatea cu proiectul în baza Legii 10/1995, nu ca o preferință a beneficiarului. Când un rol semnează în locul altuia, semnătura există, dar verificarea nu.

Statusurile reale sunt puține: generat, trimis, în aprobare, aprobat, respins. Problema nu e că lipsesc, ci că rareori le știe cineva pentru toate articolele în același timp.

Fiecare rol are nevoie și de un termen. Fără termen, „în aprobare la proiectant” poate însemna o zi sau trei săptămâni, și nimeni nu are motiv să întrebe. Termenul nu grăbește verificarea; spune doar de când a devenit dosarul o întârziere.

Scrie în procedură cine ce aprobă și în ce ordine. Altfel dosarul se plimbă până găsește pe cineva dispus să semneze, iar semnătura aceea nu acoperă ce trebuia verificat.

Timpul se pierde în așteptare, nu în verificare

Verificarea unui dosar durează minute; așteptarea între aprobatori durează zile, pentru că nimeni nu vede la cine stă și de când. Din experiența noastră în birourile tehnice, o rundă de aprobare pe e-mail ține de la câteva zile la două-trei săptămâni, iar fiecare returnare cu observații adaugă o rundă. Nu e o cifră măsurată: se poate măsura abia după ce dosarul are un status.

Aceleași patru probleme apar în aproape fiecare birou:

• Aceeași declarație de performanță se caută de la zero pe fiecare proiect, deși produsul e același.
• Dosarul stă două săptămâni pe un birou și nimeni nu știe al cui e rândul.
• Versiuni paralele circulă pe e-mail; la recepție, cartea tehnică se reconstituie din ele.
• Când pleacă omul de birou care le știa pe toate, pleacă și procesul.

Niciunul dintre punctele astea nu e o problemă de competență. Sunt probleme de evidență: informația despre dosar există, dar e împrăștiată în căsuțe de e-mail personale, în foldere pe un server și în capul unui singur om. Când cineva întreabă „unde suntem cu hidroizolația?”, răspunsul cere o căutare, nu o privire.

Costul se plătește a doua oară la recepție. Dosarele aprobate intră în cartea tehnică a construcției, pe care HG 273/1994 o cere la recepție și pe care Legea 10/1995 o pune în păstrarea proprietarului. Dacă versiunea aprobată stă într-un fir de e-mail, la final o cauți printre trei variante trimise.

În practică: un dosar urmărit de la generare la aprobare

Cu status per articol și per aprobator, șeful de proiect vede în a treia zi unde stă dosarul, fără să întrebe pe nimeni. Circuitul din machetă e cel care rulează la un contractor de instalații cu peste 100 de angajați; cifrele sunt fictive, circuitul e cel real.

Biblioteca de produse se umple o dată: fiecare produs are fișa tehnică și declarația de performanță sau agrementul atașate, refolosite pe toate proiectele. Dosarul se generează din lista de cantități, nu se rescrie. Biroul nu mai caută documente, ci le alege.

Circuitul de aprobare are status per articol și per aprobator. Șeful de proiect vede pe ce articole stă aprobarea și la cine. Istoricul versiunilor rămâne atașat de dosar, nu de firul de e-mail al celui care l-a trimis ultima dată.

La respingere, observațiile proiectantului rămân atașate de dosar, iar versiunea nouă pleacă pe circuit de la el, nu de la început. Versiunea veche nu dispare: la recepție se vede care a fost aprobată și când. Vezi fluxul de aprobare materiale în pagina Construcții sau cum e construită platforma, dacă te interesează partea tehnică.

Unde nu se aplică

Un circuit MAF formal are sens când sunt mai mulți aprobatori și mai multe produse echivalente; în trei situații e mai mult decât trebuie.

• Șantiere mici, cu un singur furnizor și un singur aprobator: fișa tehnică trimisă pe e-mail, cu confirmarea păstrată, ajunge.
• Contracte în care beneficiarul cere doar fișa tehnică, fără formular: nu inventa un circuit pe care nimeni nu-l semnează; păstrează în schimb dovada acceptării.
• Caiete de sarcini care fixează produsul, cu marcă și cod, fără echivalență: nu există decizie de luat, doar documentele de conformitate de adunat pentru cartea tehnică.

Ce urmează

Scrie în procedura firmei cine aprobă ce, în ce ordine și cu ce termen; e pasul de o după-amiază care schimbă cel mai mult. Dosarele aprobate sunt piesele din capitolul B al cărții tehnice: ghidul despre cartea tehnică a construcției arată cum se adună pe parcurs, nu la recepție.

Întrebări frecvente

Surse

1. Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții (republicată) · 1995
2. HG nr. 273/1994 pentru aprobarea Regulamentului privind recepția construcțiilor · 1994
3. Regulamentul (UE) nr. 305/2011 privind condițiile armonizate pentru comercializarea produselor pentru construcții · 2011
4. HG nr. 668/2017 privind stabilirea condițiilor pentru comercializarea produselor pentru construcții · 2017