Ghid · Construcții
Situația de lucrări se certifică pe documente: centralizator, atașamente, procese-verbale, dosare MAF. Ce lipsește și cum ajungi la o decontare în zile.
Pe scurt
Actualizat septembrie 2026 · 11 min
Ai două situații de lucrări trimise de trei săptămâni, una întoarsă cu observații și una la care nu răspunde nimeni, iar banii sunt în țeavă montată. La contractorii de instalații cu care lucrăm, documentele din spatele situației ies din fluxul de execuție: atașamentul, procesul-verbal și dosarul de aprobare al fiecărei poziții există în momentul în care situația se compune. Ghidul spune ce e o situație de lucrări în termenii contractului, cât durează decontarea pe hârtie și în realitate, ce documente o certifică, unde se rupe de obicei și cum se adună piesele ca situația să fie un export.
Antreprenorul trimite lunar situația de lucrări împreună cu documentele justificative, iar supervizorul nu certifică la plată sumele pentru care documentele nu sunt complete și în formă finală. Așa e scris în condițiile generale ale contractelor publice de lucrări: „lunar, Antreprenorul va transmite Supervizorului, în patru exemplare, Situația de Lucrări în care va prezenta detaliat sumele la care Antreprenorul se consideră îndreptățit, împreună cu documentele justificative” (HG 1/2018, cl. 50.1). Situația nesemnată de reprezentantul antreprenorului e „nulă și fără efect”.
Fraza care ține banii pe loc e la aceeași clauză: „Supervizorul nu va certifica la plată sume pentru care Antreprenorul nu a furnizat integral și în forma finală documentele justificative necesare, stabilite în mod rezonabil de către Supervizor” (HG 1/2018, cl. 50.1 și 50.3). Situația nu e un tabel cu cantități și prețuri, e o cerere de bani, iar cererea se certifică pe documente. Cantitățile le stabilește supervizorul „prin măsurare”, cu antreprenorul prezent; dacă nu te prezinți, măsurarea lui „va fi acceptată de Antreprenor ca fiind corectă” (cl. 49.1).
Formularele vin din altă parte. HG 907/2016 spune că formularele F1–F5 ale devizului ofertei „vor fi utilizate pentru întocmirea situațiilor de lucrări executate, în vederea decontării” (Anexa 10, cap. V). De aici regula pe care o știe orice devizist: situația se face pe aceeași structură ca oferta, poziție cu poziție, la prețurile din ofertă. Nicio lege nu definește însă situația de lucrări în sine; ea există prin contract. La un beneficiar privat, circuitul e cel pe care l-ai scris în contract sau cel pe care nu l-ai scris.
Legea și contractul-tip dau 30 de zile pentru verificare și 30 pentru plată, iar în realitate patru din zece facturi din construcții sunt restante. Pe hârtie, circuitul e strâns. Supervizorul „în termen de 30 de zile de la primirea Situației de Lucrări, va emite un Certificat de Plată”, termen care „nu poate fi prelungit fără acordul Antreprenorului”, iar beneficiarul plătește „în termen de 30 de zile de la primirea Certificatului de Plată” (HG 1/2018, cl. 50.3 și 50.4). Factura se emite din ziua a 15-a de la certificat, iar din 1 ianuarie 2026 intră în e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere (OUG 89/2025).
Legea 72/2013 pune același cadru peste orice contract. Între profesioniști, procedura de recepție sau verificare „nu poate depăși 30 de zile calendaristice”, iar termenul de plată „nu poate fi mai mare de 60 de zile calendaristice”, cu excepția clauzelor mai lungi care nu sunt abuzive (art. 3 alin. 4 și art. 5 alin. 1). Autoritățile contractante plătesc în 30 de zile de la factură sau de la verificare (art. 6).
Realitatea e alta, și nu din cauza termenelor. Atradius măsoară în construcțiile din România 41 % facturi restante, un termen mediu de plată de 50 de zile și 5 % creanțe nerecuperabile (Atradius, 2025). În Barometrul Construcțiilor 2026, 41,7 % din firme numesc întârzierile la încasări cea mai frecventă dificultate (IPEP, 2026). Iar pe PNRR, la 1 septembrie 2026, lucrările certificate ajunseseră la 64 % din valoarea contractată și încasările la 33 %, cu șantiere „la un stadiu fizic de 50–60 %” decontate „numai aproximativ 5 %, din cauza lipsei documentelor necesare pentru certificarea acestora” (FPSC, 2026). Termenul de 30 de zile începe să curgă când dosarul e complet; până atunci, nu curge nimic.
Atradius, Romania 2025 (construcții); IPEP, Barometrul Construcțiilor 2026, 108 firme; FPSC, 1 septembrie 2026 (PNRR)
Instrucțiunile MDLPA pentru decontarea PNRR cer situații semnate de trei părți, atașamente cu calculul cantităților, procese-verbale, registrul NR/NCS și centralizatorul cu devizele ofertate, iar fiecare document răspunde la altă verificare. Lista e cea mai concretă descriere oficială a dosarului din spatele unei situații, și merită citită chiar dacă nu ai lucrări PNRR: un beneficiar privat atent cere aceleași lucruri, doar că nu le scrie nicăieri.
Pentru contractele de lucrări, cererea de transfer se însoțește, printre altele, de „situațiile de lucrări pentru lucrările executate aferente fiecărei facturi, semnate de beneficiar, constructor și diriginte de șantier”, „procesele verbale de recepție pe faze determinante”, „procesele verbale de recepție parțială, care să ateste stadiul fizic de execuție”, „centralizatorul financiar al situațiilor de lucrări cu devizele pe obiect ofertate”, „notele de constatare emise de dirigintele de șantier/constructor și dispozițiile de șantier emise de proiectant” și „registrul NR/NCS” (MDLPA, 2022). Apoi beneficiarul verifică trei lucruri: prețurile unitare din situație sunt „mai mici sau egale cu prețurile unitare din oferta câștigătoare”, cantitățile „sunt în concordanță cu cele din atașamentele aferente, detaliate cu calculul cantităților”, iar valoarea se încadrează în proiectul aprobat.
Citită așa, lista nu mai e birocrație. Fiecare document dovedește un singur lucru, și situația trece când toate cele patru întrebări au un răspuns pe hârtie: la ce preț, în ce cantitate, cu ce calitate și cu ce diferențe față de ofertă.
Ce dovedește fiecare document
Prețurile unitare sunt cele din ofertă, poziție cu poziție.
Cantitățile din situație sunt cele măsurate, nu cele ofertate.
Lucrarea a fost verificată la momentul ei, de toți factorii, și e conformă.
Produsul pus în operă e cel aprobat de diriginte, proiectant și beneficiar.
Diferențele față de ofertă au fost aprobate înainte de execuție.
Toate cele trei părți au verificat aceleași cifre.
Situațiile se întorc pentru cantități fără calcul, lucrări suplimentare fără notă aprobată, procese-verbale semnate de două părți din trei, materiale fără dosar MAF aprobat și situații ale subcontractorilor care nu se potrivesc cu a ta. Niciuna nu înseamnă că lucrarea e prost făcută; toate înseamnă că documentul a fost produs după, nu la momentul lui.
Cele cinci au aceeași cauză. Documentul există în lume, dar nu în dosar, pentru că a fost produs în alt loc și în alt moment decât situația. Cine caută declarația de performanță cu două săptămâni înainte de recepție e același om care caută a treia semnătură pe procesul-verbal cu două zile înainte de situație.
Situația întoarsă
Situația certificată
Fiecare poziție din situație are lanțul ei de documente, preț din ofertă, dosar MAF aprobat, cantitate măsurată, proces-verbal, iar situația se compune din poziții certificabile, nu se scrie la sfârșitul lunii. Structura e deja dată de HG 907/2016: aceleași formulare, aceleași poziții din ofertă până la decontare. Ce lipsește de obicei e legătura dintre poziție și documentele ei, pentru că oferta e într-un Excel, dosarul MAF într-un fir de e-mail, atașamentul într-un caiet și procesul-verbal într-un biblioraft.
Regula e una singură: cine semnează un document îl și arhivează, legat de poziția din ofertă, în momentul semnării. Măsurătoarea se face pe poziție și intră în atașament cu calculul ei, atunci, nu la sfârșitul lunii. Procesul-verbal de lucrări ascunse se generează din etapa de execuție și se semnează la momentul ei, de toate părțile. Dosarul MAF aprobat rămâne legat de poziție, cu versiunea aprobată, nu cu ultima trimisă. Nota de comandă suplimentară e un status pe poziție înainte de execuție, nu o hârtie după.
La sfârșitul lunii, situația nu se scrie, se exportă: pozițiile care au toate documentele intră, cele care nu le au se văd cu ce le lipsește, iar ce lipsește se cere cât echipa e încă pe șantier. Așa arată o poziție când e gata de certificat:
La un contractor de instalații cu peste 100 de angajați și mai multe șantiere în paralel, documentele din spatele situației ies din fluxul de execuție, iar situația se compune din ele. Fluxul pornește din ofertarea din lista de cantități: pozițiile ofertate sunt aceleași care intră în dosarul de aprobare materiale, iar versiunea aprobată a dosarului rămâne legată de poziție, cu declarația de performanță a produsului montat.
Procesele-verbale se generează din etapele de execuție și se semnează la momentul lor, cu semnătura vizibilă pe poziție. Când un material e înlocuit, înlocuirea trece prin același circuit de aprobare înainte de montaj, iar nota de comandă suplimentară e un status pe poziție, nu o hârtie căutată la decontare. La sfârșitul lunii, responsabilul de documentație vede pozițiile cu lanțul complet și pe cele cu ce le lipsește, și cere ce lipsește în săptămâna aceea.
Aceleași documente, adunate așa, sunt și piesele cărții tehnice pe care noul cod o cere electronică. Nu e o coincidență: situația de lucrări și cartea tehnică sunt două exporturi din același dosar.
Lanțul de documente pe poziție are sens când decontarea se face pe cantități măsurate, cu mai multe părți care semnează; în trei situații nu schimbă nimic.
Înainte să trimiți următoarea situație, treci pozițiile prin lista de mai jos și scoate-le pe cele care nu trec, în loc să trimiți tot și să aștepți observațiile; o situație mai mică certificată bate una mare întoarsă. Piesele care lipsesc cel mai des vin din aprobarea materialelor: ghidul dosarului MAF arată circuitul din care iese versiunea aprobată.
Înainte să trimiți situația
Depinde de contract, nu de o lege generală. În contractele publice pe HG 1/2018, situația e semnată de reprezentantul antreprenorului, altfel e nulă, iar supervizorul beneficiarului o certifică. La decontarea PNRR, instrucțiunile MDLPA cer situații semnate de beneficiar, constructor și diriginte de șantier. La beneficiari privați, circuitul e cel scris în contract; dacă nu e scris, îl scrii tu, înainte de prima situație.
Nu. Nici Ordinul 1496/2011, nici noul cod (art. 456) nu conțin „situații de lucrări” printre atribuțiile dirigintelui; el semnează procesele-verbale de faze determinante și de lucrări ascunse. Avizarea situației vine din contract și din instrucțiunile finanțatorului. Practic, dirigintele verifică documentele pe care le semnează oricum; situația trece dacă ele există.
În contractele publice pe HG 1/2018, nu: factura se emite începând cu ziua a 15-a de la certificatul de plată, în valoarea certificată, iar „în lipsa unei facturi corespunzătoare, o plată nu va fi considerată ca datorată”. Din 1 ianuarie 2026, factura intră în e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere. La privat, ordinea o dă contractul, dar logica e aceeași: întâi acceptarea, apoi factura.
Le aprobi înainte să le execuți. Nota de comandă suplimentară și nota de renunțare intră într-un registru NR/NCS pe care beneficiarul public îl cere la decontare, iar sumele fără notă aprobată nu se certifică. Cea mai scumpă situație întoarsă e cea cu lucrări executate „la cererea dirigintelui”, pe telefon, fără notă: munca e făcută, banii nu vin.
Prima discuție e despre procesul tău: cine face ce, pe ce documente, unde se pierde timpul.
Un e-mail pe lună, doar când publicăm ceva. Fără altceva.
Din 25 august 2026 cartea tehnică se întocmește electronic și se încarcă în Registrul Național al Construcțiilor. Ce înseamnă pentru dosarele executantului.
Citește →Formularul de aprobare materiale (MAF): ce conține dosarul, circuitul birou tehnic → diriginte → proiectant → beneficiar și unde se pierde timpul.
Citește →Cele patru capitole ale cărții tehnice (A–D), cine răspunde de fiecare, ce lipsește de obicei la recepție și cum o aduni pe parcurs, nu la final.
Citește →